Una factura es un documento en el cual se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir el pago. A diferencia de un ticket, que se utiliza como recibo de pago, la posesión de una factura no justifica que se haya pagado el importe que indica en ella.

La emisión de una factura es muy importante y debe reunir unos requisitos básicos y tenerse en cuenta muchos aspectos que se contemplan en el reglamento de facturación.

¿Cómo hago una factura?

Lo primero, plantéate como vas a realizar la factura, es decir, si vas a realizarla a mano, a través de un editor de texto como Word o Excel o a través de un programa de facturación. En algunos establecimientos de venta de material de papelería se venden talonarios de facturas, para poder escribir los datos correspondientes a la transacción y entregar una copia al cliente, sin embargo en la mayoría de casos no recomendamos esta opción, pues debes introducir tus datos de forma manual y la gestión de la factura es mas incomoda en el sentido que a la hora de remitir la factura a un cliente si quieres hacerlo vía electrónica es mas complicado, a la hora de enviarla por ejemplo a la asesoría para su tratamiento o incluso para tu propia gestión.

Es por ello que recomendamos la emisión de la factura a través de medios electrónicos. Si estás empezando tu negocio y no tienes que hacer muchas facturas te recomendamos descargar una plantilla de Word o Excel, , esto te permitirá dejar un modelo preestablecido y automatizado para emitir tu facturas, así como un fácil reenvío del documento a tus clientes y guardar las copias que sean necesarias.

Sin embargo lo que mas te recomendamos es un programa de facturación, bien sea mediante instalación en tu ordenador o bien en la nube.

Un programa de facturación no solo te permitirá facturar de forma rápida sino también llevar un control de las facturas emitidas, con la fecha y la numeración, importes totales o la gestión de los cobros. Este ultimo aspecto es muy importante para ti como dueño de tu negocio, pues si no cobras, tu negocio no tiene sentido, así que es importante saber cuando te han pagado tus clientes si es que realmente lo han hecho.

Elijas la opción que elijas también es importante cuidar la imagen, haz un buen diseño de factura, un logotipo o una imagen corporativa que pueda verse reflejada en la factura, después de tu producto o servicio, la factura es la ultima imagen que tiene de ti el cliente.

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¿Qué debe incluir mi factura?

Cuando emitir una factura y en que plazo.

Cuando realizas una entrega de bienes y/o prestación de servicios estas obligado a expedir y entregar factura, u otros justificantes que recojan las operaciones realizadas como consecuencia del desarrollo de tu actividad. Cabe destacar que según el Articulo 2 del reglamento de facturación estas obligado a conservar una copia del documento que entregues así como a conservar todas las facturas que recibas de otros empresarios o profesionales.

Debes tener en cuenta que cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal y cuando tu cliente te la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario estarás obligado a emitir factura.

Las facturas deberán ser expedidas en el momento en el que se realice la operación, sin embargo cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente desde el momento en el que se realiza la operación.

¿Tipos de facturas?.

Según la situación tras la prestación del servicio o entrega de bienes realizaremos una factura u otra.Debes saber que existen varios tipos de factura y su función.Las más utilizadas son la factura ordinaria,rectificativa, simplificada y proforma.

La factura ordinaria debe incluir todos los datos que arriba se mencionan.

La factura rectificativa se utiliza cuando hay que corregir una factura anterior, bien sea por devolución de un producto o porque no cumpla con requisitos establecidos por la Ley.También cuando exista una resolución firme que modifique o anule las operaciones llevadas a cabo o cuando el destinatario de la factura entre en concurso de acreedores (siempre y cuando el auto judicial adquiera firmeza)

¿Qué plazo tengo para emitir una factura rectificativa? Desde que se emite la factura a rectificar existe un plazo de cuatro años, no obstante la factura rectificativa debe ser expedida en el momento que se conozcan los motivos que darán lugar a su expedición.

Debes tener en cuenta que las facturas rectificativas deben expedirse con una serie independiente e indicar que la factura tiene la condición de rectificativa, además especificar los motivos que causan la rectificación y la rectificación que se lleva a cabo. Siempre y en todo momento debe cumplir con los requisitos formales de información que requiere la emisión de una factura, como viene a ser, la fecha, datos identificativos del cliente y del emisor de la factura, base imponible, cuota tributaria, etc.

La factura simplificada.Este tipo de factura se utiliza para operaciones con un importe de hasta 400 euros IVA incluido.Habrá que detallar los elementos mencionados anteriormente para una factura ordinaria, exceptuando los datos del cliente, ni nombre ni dirección ni NIF/DNI siempre y cuando la persona a la que emites la factura no es un empresario o profesional.En caso de que si sea empresario o profesional  o bien te solicite expresamente que indiques su nombre y sus datos,si que debes incluirlo.

Recuerda que al emitir las facturas simplificadas debes hacerlo con una serie diferente y debe aparecer en el documento el detalle de “factura simplificada”.

Factura proforma.Es un documento cuya finalidad es la de informar a un posible cliente sobre una oferta comercial, en la cual se detalla los productos o servicios que ofrecen y su precio.

Este documento no requiere que lleve una numeración ya que no tiene ningún valor contable ni es válido como justificante.

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