Como hacer una factura, aspectos a tener en cuenta.

Una factura es un documento en el cual se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir el pago. A diferencia de un ticket, que se utiliza como recibo de pago, la posesión de una factura no justifica que se haya pagado el importe que indica en ella.

La emisión de una factura es muy importante y debe reunir unos requisitos básicos y tenerse en cuenta muchos aspectos que se contemplan en el reglamento de facturación.

¿Cómo hago una factura?

Lo primero, plantéate como vas a realizar la factura, es decir, si vas a realizarla a mano, a través de un editor de texto como Word o Excel o a través de un programa de facturación. En algunos establecimientos de venta de material de papelería se venden talonarios de facturas, para poder escribir los datos correspondientes a la transacción y entregar una copia al cliente, sin embargo en la mayoría de casos no recomendamos esta opción, pues debes introducir tus datos de forma manual y la gestión de la factura es mas incomoda en el sentido que a la hora de remitir la factura a un cliente si quieres hacerlo vía electrónica es mas complicado, a la hora de enviarla por ejemplo a la asesoría para su tratamiento o incluso para tu propia gestión.

Es por ello que recomendamos la emisión de la factura a través de medios electrónicos. Si estás empezando tu negocio y no tienes que hacer muchas facturas te recomendamos descargar una plantilla de Word o Excel, (aquí mismo puedes descargar una Plantilla en Excel que ponemos a tu disposición), esto te permitirá dejar un modelo preestablecido y automatizado para emitir tu facturas, así como un fácil reenvío del documento a tus clientes y guardar las copias que sean necesarias.

Sin embargo lo que mas te recomendamos es un programa de facturación, bien sea mediante instalación en tu ordenador o bien en la nube.

Un programa de facturación no solo te permitirá facturar de forma rápida sino también llevar un control de las facturas emitidas, con la fecha y la numeración, importes totales o la gestión de los cobros. Este ultimo aspecto es muy importante para ti como dueño de tu negocio, pues si no cobras, tu negocio no tiene sentido, así que es importante saber cuando te han pagado tus clientes si es que realmente lo han hecho.

Elijas la opción que elijas también es importante cuidar la imagen, haz un buen diseño de factura, un logotipo o una imagen corporativa que pueda verse reflejada en la factura, después de tu producto o servicio, la factura es la ultima imagen que tiene de ti el cliente.

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¿Qué debe incluir mi factura?

  • Numero y serie de factura: Las facturas deben ir numeradas correlativamente por el emisor de la factura según la fecha de expedición. Hay que tener en cuenta que se pueden utilizar series de facturación, para el tipo de operación a realizar, si la factura es rectificativa o si se factura desde varios establecimientos. Imaginemos que en mi negocio me dedico a la reparación y venta de equipos informáticos, pues utilizaré la serie “A” para la reparación y la “B” para la venta de modo que añadiendo la numeración correspondiente podría quedar así : A/0001 o B/0001. Existen varios formatos de Nº de factura y serie, hay quien añade el año en el numero de factura, pj: A/20-0001. Debemos tener en cuenta que normalmente se reinicia la cuenta en todas las series para cada año, supongamos que nuestra ultima factura de la serie A en el año 2020 es A/9999, nuestra próxima factura se emite con fecha 02 de Enero de 2021 cuyo numeró deberá ser A/0001.
  • Fecha de expedición.
  • Nombre y apellidos o razón social: El documento debe llevar el nombre tanto del emisor de la factura como el destinatario. Hay algunos casos que el nombre del destinatario y el DNI/NIF no son exigibles, es cuando se emite una factura simplificada, mas adelante veremos este tipo de facturas y cuando se pueden emitir.
  • DNI/NIE/NIF: Es obligatorio identificar el obligado a emitir la factura y el destinatario de la factura, bien sea con el DNI si es persona física o bien con el Numero de Identificación Fiscal (NIE) emitido por la Agencia Tributaria si es persona jurídica así como los datos registrales de la empresa. Si facturamos a un cliente intracomunitario recomendamos comprobarlo a través de la aplicación VIES.
  • Domicilio: tanto del que emite la factura como del destinatario de las operaciones.
  • Concepto y descripción de los servicios prestados o de los bienes entregados: Es importante detallar la descripción y precio de cada operación llevada a cabo o de cada articulo vendido, indicando el precio unitario sin impuestos y si existe algún descuento aplicado en la factura. Pj: Un taller mecánico realiza una reparación que supone un cambio de piezas de un vehículo, que deberá facturar al cliente indicando el coste que supone para el cliente la pieza a instalar, describiendo que tipo de pieza se trata, cuantas unidades ,el precio de cada unidad. Así pues también se deberá facturar las horas dedicadas de mano de obra para la sustitución y montaje de dicha pieza.
  • Base Imponible: Será la suma de todos los importes indicados en la descripción de la factura. Dicha suma será la base sobre la que se calcularán los impuestos a tener en cuenta, bien sea el tipo de IVA o la retención a aplicar.
  • Tipo impositivo IVA, recargo de equivalencia o retención IRPF: Es importante detallar el tipo de IVA a aplicar, que dependerá del tipo de operación que sea, la retención si fuera exigible dependiendo de tu actividad
  • Cuota tributaria: deberá ir en una casilla a parte.
  • Total Factura: deberá incluir la suma de la base imponible mas el IVA, recargo de equivalencia si lo hubiese y si corresponde la minoración de la retención

Cuando emitir una factura y en que plazo.

Cuando realizas una entrega de bienes y/o prestación de servicios estas obligado a expedir y entregar factura, u otros justificantes que recojan las operaciones realizadas como consecuencia del desarrollo de tu actividad. Cabe destacar que según el Articulo 2 del reglamento de facturación estas obligado a conservar una copia del documento que entregues así como a conservar todas las facturas que recibas de otros empresarios o profesionales.

Debes tener en cuenta que cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal y cuando tu cliente te la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario estarás obligado a emitir factura.

Las facturas deberán ser expedidas en el momento en el que se realice la operación, sin embargo cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente desde el momento en el que se realiza la operación.

¿Tipos de facturas?.

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